Epost

Introduksjon

NTNUI bruker Google G Suite sin epostløsning. Denne gir oss muligheten til å sette opp Google-kontoer av typen even.kallevik@ntnui.no, aliaser som sprint-leder@ntnui.no og epostlister som gruppeledere@ntnui.no eller volleyball-alle@ntnui.no.


Epost for styremedlemmer

Som styremedlem kan man enten få satt opp et epostalias eller laget en egen Google-konto med @ntnui.no som domene. Man kan i tillegg få satt opp epostlister for hele styret sitt, for eksempel langrenn-styret@ntnui.no.

Epostalias for videresending

Et alias er et "kallenavn" på epostadressen din. All epost som blir sendt til ditt alias vil automatisk bli videresendt til din private epostadresse. Merk: Det finnes ingen enkel måte å sende eposter fra denne adressen. For å sende eposter med @ntnui.no som avsender-adresse trenger du en Google-konto med @ntnui.no som domene. Leser under hvordan du kan få det.


Eksempel

Hjalmar er maskot i Friidrett, og ønsker sin egen NTNUI-epost. Han får satt opp aliaset friidrett-maskot@ntnui.no. All epost som blir sendt til friidrett-maskot@ntnui.no vil automatisk bli videresendt til Hjalmar sin private epostadresse hjalmar_93@msn.com. Hjalmar kan ikke sende mail fra friidrett-maskot@ntnui.no.


Send en mail til informasjonsansvarlig@ntnui.no med navn, ønsket alias og styrerolle for å få satt opp epostaliaser for videresending.


Google-konto med @NTNUI.no som domene

Med en Google-konto kan man både motta og sende eposter fra en @ntnui.no-adresse. Man vil få en konto av typen fornavn.etternavn@ntnui.no, som man kan legge på aliaser. Til forskjell fra aliaser for videresending, kan man med denne løsningen sende eposter fra aliaset.

Eksempel

Hjalmar er blitt lei av å bare motta eposter, og ønsker å kunne sende egne eposter fra en fancy epostadresse. Han får seg derfor sin egen Google-konto med brukernavnet hjalmar@ntnui.no, og får koblet kontoen sin til aliaset friidrett@ntnui.no. Han kan nå sende eposter fra enten hjalmar@ntnui.no eller friidrett-maskot@ntnui.no.


Se wiki-artikkelen om Google G Suite for mer informasjon.

Man kan enkelt endre avsenderadresse i Gmail

Epostlister for grupper og lag

En epostliste en enkel måte å sende epost til mange mottagere samtidig. NTNUI har flere slike lister, blant annet gruppeledere@ntnui.no som går til alle gruppeldere og hovedstyret@ntnui.no som går til HS. Epostlister som gjelder hele organisasjonen blir administrert av Informasjonsansvarlig i HS.


Nytt av året er gruppene selv kan få administrere egne epostlister. For eksempel har Volleyball listen volleyball-alle@ntnui.no hvor alle Volleyball-medlemmer blir lagt til. På denne måten kan Volleyball-leder enkelt kommunisere med flere hundre medlemmer ved å sende epost til volleyball-alle@ntnui.no.

For å få tildelt administratorrettigheter for en eksisterende gruppe, eller opprette nye grupper, ta kontakt med informasjonsansvarlig@ntnui.no. NB! På grunn av begrenset kapasitet kan det ta 2 uker før du får tilgang etter å ha sendt mail.

Hvordan legge til medlemmer i epostlista

  1. Gå til Google Grupper.
  2. Velg Legg til medlemmer direkte
  3. Legg inn epostadressene til medlemmene du ønsker å ha i epostgruppa.
  4. Skriv en kort velkomstmelding, typisk "Velkommen som medlem" eller noe lignende.
  5. Trykk Legg til.
  6. Du kan nå sjekke at medlemmene ble korrekt lagt til ved å klikke på Alle medlemmer, og eventuelt delegere administatorrettigheter for epostlisten.

Eksempel

Hjalmar ønsker å kunne kommunisere enklere med alle maskotene i NTNUI, så han ber derfor Informasjonsansvarlig om å opprette epostlisten gruppemaskoter@ntnui.no. Etter at Hjalmar har fått tilgang kan han administrere listen via Google Grupper.

Her legger han til C. G. Armfeldt og Kolbjørn. Eposter som blir sendt til gruppemaskoter@ntnui.no blir nå automatisk sendt til Hjalmar, C. G. Armfeldt og Kolbjørn.





Man kan legge til flere medlemmer om gangen ved å bruke komma som skilletegn