Dokumenthirrarki - Reulering av styringsdokumenter

Bakgrunn

Et dokumenthierarki brukes for å rangere og strukturere styrende dokumenter. NTNUI har i dag to slike kategorier, lovene og statuttene. Forskjellen mellom disse, sett bort fra innholdet, er graden av enighet som kreves av generalforsamlingen for at noe skal bli vedtatt. Det er flere grunner til at det foreslås en endring i dagens struktur og regulering.

Det finnes andre dokumenter enn lovene og statuttene i NTNUI som er produsert ved gode initiativ og som er basert på en god praksis i det tidsrommet de ble skrevet. Dokumentene har fått sin egen plass i NTNUI, i stor grad uten vedtak av Generalforsamlingen og dermed er det også uklart hvordan en skal forholde seg til dokumentene i tilfeller der de er styrende.

Uten gode styrende dokumenter vil presedens bli et mye brukt verktøy for styring. Noe som kan være både heldig og uheldig avhengig av om praksisene en lener seg på er god og gjennomtenkt på det tidspunktet, og at denne tanken fortsatt er god sett i lys av utvikling siden tidspunktet praksisen ble institusjonalisert.

Formål

Dokumenthierarki vil i lys av bakgrunnen føre til bedre styring av foreningen. Et strukturert rammeverk for styringsdokumenter vil gi en forutsigbarhet for hvilke type dokument det er og hva dokumentet ønsker å formidle. Strukturen legger også til rette for at det vil være mulig å navigere gjennom dokumentene og bruke det som et godt hjelpemiddel i verv. Det ønskes også at det skal bidra til mer forutsigbarhet for medlemmer og tillitsvalgte.

Prosess

Behovet for et klarere og utvidet dokumenthierarki har meldt seg gjennom arbeid med lovene og statuttene inn mot generalforsamlingen. Det har vært gjort noen refleksjoner rundt hvordan en best mulig kan skape gode forutsigbare rammer i en forening som har stor utskifting. Formelle og gode dokumenter utforskes nå som en mulighet en ønsker innspill på, og ut fra innspillene vil forslaget under revideres etter behov og foreslås på generalforsamling. Det har vært diskutert med Lovutvalget og Kontrollutvalget, der endringer har blitt gjort i etterkant.


Forslag

Forslag 2.0 - ny §3, “Styringsdokumenter”

I foreningen eksisterer det et dokumenthierarki bestående av Lovene, statutter, Retningslinjer og Forarbeider, hvor nevnte styringsdokumenter er rangert i følgende rekkefølge.

  1. Lovene
    1. Er foreningens øverste styringsdokument. Endringer i lovene reguleres av §23 Lovendring.
  2. Statutter
    1. Foreningen har egne statutter som regulerer interne ansvarsforhold.
    2. Endringer i statuttene følger av §14 Generalforsamling. Endringer i statuttene trer i kraft umiddelbart, dersom Generalforsamlingen ikke bestemmer annet.
  3. Retningslinjer.
    1. Retningslinjer er en forlengelse av statuttene som beskriver prosedyrer for god drift og skal rettlede ansvarlig organisasjonsledd internt. Retningslinjene er deklaratoriske, men ved gjentatte brudd på retningslinjene bør det, fra ansvarlig organisasjonsledd, fremmes endringsforslag for gjeldende retningslinjer.
    2. Retningslinjene kan utarbeides av alle medlemmer i foreningen. Retningslinjene trer i kraft etter en orientering for Generalforsamlingen etter at vedtak er fattet i Hovedstyret. Alle slike retningslinjer må medlemmene informeres om én måned i forkant av gjeldende generalforsamling. Alle medlemmer kan, innen fristen for innsendte saker, kreve at endringsforslaget til retningslinjene behandles av Generalforsamlingen. Da vil forslaget måtte følge samme saksgang som ved endring av foreningens statutter. Endringerforslag for retningslinjene kan også sendes inn som ordinære saker til Generalforsamlingen.
  4. Forarbeid
    1. Forarbeid er det dokumenterte arbeidet som beskriver bakgrunn, formål og saksgang for forslaget for statutt- og lovendringer.
    2. Forarbeid bør foreligge alle innsendte saker til Generalforsamlingen, og skal brukes som et rettledende verktøy i tilfeller der styringsdokumentene er uklare. Dersom to dokumentklasser er motstridige, skal det sees til øverste dokumentklasse. Alle dokumenter i de nevnte kategorier skal til enhver tid være tilgjengelig for foreningens medlemmer.


Info til endringen:

Til lovendringen er det naturlig å stryke §2 punkt 9: "Foreningen har egne statutter som regulerer interne ansvarsforhold. Statuttene vedtas av Generalforsamlingen." Strykningsforslaget vil måtte behandles som egne sak dersom lovendringen går igjennom.


Forslag 1.0 - Endringsforslag: §22 Lovendring enres til:

§22 Foreningens dokumenter, og hvordan de endres.

Foreningenes dokumenter rangeres i følgende rekkefølge:

  1. Lovene
  2. Statutter
  3. Forarbeider
  4. Retningslinjer

Hovedstyret står ansvarlig for å oppdatere alle dokumenter ved endring. Dokumentet skal ved endring være oppdatert og kunne presenteres på neste generalforsamling. Alle dokumenter i de nevnte kategorier skal til enhver tid være tilgjengelig for foreningens medlemmer.

  1. Lovene
    1. Lovendring kan bare foretas på ordinær eller ekstraordinær Generalforsamling i foreningen etter å ha vært oppført på sakslisten, og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer.
    2. Lovendringer som følge av endringer i NIFs lov, trer i kraft straks. Lovendringer vedtatt av foreningen selv trer ikke i kraft før de er godkjent av idrettskretsen. Godkjenningen er begrenset til de bestemmelser som NIFs lov omfatter. Dersom et vedtak er lovstridig jamfør NIFs lover må forslaget endres og vedtas ved neste generalforsamling.
    3. Endringer i §§ 21 og 22 kan ikke vedtas av foreningen selv med mindre endringene følger av NIFs regelverk eller lovnorm.
  2. Statutter
    1. Foreningen har egne statutter som regulerer interne ansvarsforhold.
    2. Statuttendringer kan bare foretas på ordinær eller ekstraordinær Generalforsamling i foreningen etter å ha vært oppført på sakslisten, og krever simpelt flertall. Statutt endringen trer i kraft umiddelbart eller når generalforsamlingen bestemmer det.
  3. Forarbeider
    1. Forarbeider er det dokumenterte arbeidet som beskriver bakgrunn, formål og endringsforslag for statutter og lovendringer. Her kan referat fra generalforsamlingen legges ved.
    2. Forarbeider bør brukes foreligge alle endringsforslag, og skal brukes som et rettledende verktøy dersom lovnormen eller statuttene er uklare.
  4. Retningslinjer.
    1. Retningslinjer er en forlengelse av statuttene og beskriver prosedyrer som for god drift av spesifikke deler av foreningen, og skal rettlede ansvarlig organisasjonsledd. Retningslinjene er Deklaratorisk, men ved gjentatte brudd på retningslinjene bør det, fra ansvarlig organisasjonsledd, legges frem et endringsforslag til hovedstyret og ved påfølgende generalforsamling.
    2. Retningslinjene kan skrives av alle medlemmer i foreningen. Retningslinjene trer i kraft etter at de er vedtatt at Hovedstyret og presentert på generalforsamling, eller etter at de er vedtatt på generalforsamling. Endringer i retningslinjene som ikke er vedtatt av hovedstyret følger samme saksgang som foreningens statutter.

Info til endringen:

Til lovendringen er det naturlig å stryke §2 punkt 9: "Foreningen har egne statutter som regulerer interne ansvarsforhold. Statuttene vedtas av Generalforsamlingen." Strykningsforslaget vil måtte behandles som egne sak dersom lovendringen går igjennom.


Nåværende relevante lover

Disse paragrafen regulerer NTNUIs organisering:

§ 2 Organisasjon

  1. Foreningens navn er «Norges teknisk- naturvitenskapelige universitets idrettsforening». Foreningens initialer er NTNUI.
  2. Foreningen er en sammenslåing av «Norges Tekniske Høgskoles Idrettsforening» med initialene NTHI, stiftet 25. oktober 1910, og «Den Allmennvitenskapelige Høgskoles Idrettslag» med initialene AVHI, stiftet 7. desember 1962.
  3. Foreningen er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer.1
  4. Foreningen er medlem av de(t) særforbund som lagets Generalforsamling bestemmer.2
  5. Foreningen er medlem av NIF gjennom Sør- Trøndelag idrettskrets, hører hjemme i Trondheim kommune, og er medlem av Trondheim idrettsråd3.
  6. Foreningen skal følge NIFs og tilsluttede organisasjonsledds regelverk og vedtak. NIFs regelverk gjelder for foreningen uavhengig av hva som måtte stå i foreningens egen lov.
  7. Foreningens merke er formet som to ellipser som ligger ved siden av hverandre, delvis overlappende. Ytterst er det en svart kant på begge ellipser, mens det innenfor er en rød kant på venstre ellipse og en grønn kant på høyre ellipse. Begge ellipsene er fylt med svart. Midtstilt horisontalt og vertikalt i merket er initialene til foreningen skrevet med gul skrift.
  8. Merket kan bæres av foreningens medlemmer og må ikke gis bort uten Hovedstyrets samtykke. Det skal bæres ved representasjon.
  9. Foreningen er et fleridrettslag. Foreningen har egne statutter som regulerer interne ansvarsforhold. Statuttene vedtas av Generalforsamlingen.

§ 13 Generalforsamling

(1) Generalforsamlingen er foreningens høyeste myndighet, og avholdes hvert år innen utgangen av februar.

(2) Generalforsamlingen innkalles av Hovedstyret med minst én måneds varsel direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på foreningens internettside. Innkallingen kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på foreningens internettside eller på annen forsvarlig måte. I så fall skal det fremgå at dokumentene vil bli gjort tilgjengelige senest én uke før Generalforsamlingen. Forslag som skal behandles på Generalforsamlingen, må være sendt til styret senest to uker før Generalforsamlingen. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag til Generalforsamlingen må være gjort tilgjengelig senest én uke før Generalforsamlingen.

(3) Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør Generalforsamlingen hhv. under godkjenning av innkalling og godkjenning av saklisten, om Generalforsamlingen er lovlig innkalt og om det er saker som ikke kan behandles.

(4) Alle foreningens medlemmer har adgang til Generalforsamlingen. Generalforsamlingen kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede, eventuelt vedta at Generalforsamlingen kun er åpent for medlemmer. Idrettsstyret kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon til å benytte avvikende regnskapsår.

(5) Generalforsamlingen er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i Hovedstyret iht. foreningens lov. Dersom Generalforsamlingen ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse.

(6) På Generalforsamlingen kan ikke behandles forslag om endring i lov eller statutter som ikke er oppført på den sakslisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigete vedtar det ved godkjenning av saklisten.

§22 Lovendring

  1. Lovendring kan bare foretas på ordinær eller ekstraordinær Generalforsamling i foreningen etter å ha vært oppført på saklisten, og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer.
  2. Lovendringer som følge av endringer i NIFs lov, trer i kraft straks. Lovendringer vedtatt av foreningen selv trer ikke i kraft før de er godkjent av idrettskretsen. Godkjenningen er begrenset til de bestemmelser som NIFs lov omfatter.
  3. I forbindelse med godkjenningen kan idrettskretsen pålegge nødvendig endring for å unngå motstrid med NIFs regelverk.
  4. Endringer i §§ 21 og 22 kan ikke vedtas av foreningen selv med mindre endringene følger av NIFs regelverk eller lovnorm.